Herramientas de multinacionales que pueden adaptarse a PyMEs.
Crecer ordenadamente es algo poco común en las PyMEs. Existen herramientas útiles que pueden implementarse en las PyMEs sin quitarles flexibilidad ni ampliar la estructura:
- Definir las áreas de responsabilidad del personal con un organigrama. El Organigrama es una herramienta totalmente utilizable en las PyMEs. Posteriormente deben realizarse ajustes en las tareas de las personas para ponerlo en práctica y probablemente capacitaciones internas o externas para desarrollar competencias.
- Planear, priorizar, ejecutar y cerrar los temas abiertos. Es algo que no suelen hacer las PyMEs por carecer de procesos de Planeamiento. Existen herramientas de planeamiento estratégico y operativo que ayudan a llevar estas acciones a la práctica. Entre ellas el CANVAS y el Tablero de control.
- Crear procesos que no existen en la empresa y recaen aleatoriamente en distintos socios. Entre ellos el de Recursos Humanos, el de Planeamiento y el de Marketing. No hace falta ser un experto en dichos temas en el corto plazo, asignarlos a los socios o gerentes para que se ocupen será un gran avance. Posteriormente es recomendable que se capaciten en dichos procesos.
- Revisar los procesos y encontrar mejoras. Es muy común que los errores y problemas en los procesos se repitan y no se solucionen. Existen metodologías de mejora de procesos que permiten detectar las causas de los problemas, atacarlas y mejorar la eficiencia de los procesos. Esto repercute directamente sobre la rentabilidad.
- Desconexiones entre el proceso de Ventas, el de Marketing y el de Publicidad. Cada uno de estos procesos suele ir por su lado en forma desintegrada. Existen herramientas de planeamiento comercial para generar sinergias entre estos procesos.
- Determinar la rentabilidad por unidad de negocio. Muchas PyMEs cuentan con la contribución marginal de sus productos, es decir ingresos menos costos de compra de insumos, pero los costos de salarios, logística y otros son asignados en forma general. Esta situación impide diferenciar el resultado de cada negocio, es decir cuánto de los sueldos corresponde a cada unidad, cuánto de los gastos de logística, alquiler, etc. Es común que determinadas unidades de negocio financien a otras deficitarias sin que la empresa lo sepa.
- Determinar controles internos efectivos y gestionar los riesgos. Es raro encontrar una PyME que realice estas actividades. Un área de Auditoría Interna de una persona o un servicio tercerizado de Auditoría Interna puede evitar serios problemas relacionados con multas, fraude, exposición de imagen, mermas, incumplimiento de contratos por parte de proveedores, compras no eficientes y otros.
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Espero que les sea de utilidad.
Cualquier consulta a disposición.
Alejandro Oliverio Socio de BPS
