La incorporación de inteligencia artificial está ampliando las posibilidades de automatización, análisis y toma de decisiones dentro de las empresas. Al mismo tiempo, está renovando una conversación fundamental para cualquier transformación: cómo se realizan realmente las actividades que sostienen la operación.
El interés por los procesos vuelve a crecer porque las organizaciones comprueban que el potencial de una tecnología depende, en gran medida, de la forma en que se integra al trabajo cotidiano. Una herramienta con inteligencia artificial puede aportar velocidad, capacidad de análisis y nuevas posibilidades de mejora, pero necesita procesos claros, datos disponibles, criterios definidos y una operación preparada para aprovecharla.
Esta relación ya aparece en los estudios sobre adopción empresarial de inteligencia artificial. En su informe *The State of AI: How Organizations Are Rewiring to Capture Value*, McKinsey señala que el rediseño de los flujos de trabajo fue el factor con mayor incidencia sobre la capacidad de las organizaciones para obtener impacto económico a partir de la inteligencia artificial generativa.
Para la consultoría de procesos, este escenario representa una oportunidad concreta: trabajar sobre la operación antes de incorporar tecnología permite construir una base más sólida para escalar mejoras y generar resultados sostenibles.
¿Por qué la inteligencia artificial impulsa una nueva revisión de los procesos?
Durante los últimos años, muchas empresas avanzaron en la incorporación de herramientas digitales para resolver necesidades específicas: automatizar tareas, ordenar información, mejorar reportes o facilitar la interacción con clientes y colaboradores.
La inteligencia artificial aplicada a procesos amplía significativamente ese horizonte. Su capacidad para procesar información, identificar patrones, generar contenidos, asistir decisiones o ejecutar determinadas actividades lleva a las organizaciones a analizar con mayor profundidad cómo funciona cada proceso y qué resultados esperan obtener.
Para definir dónde aplicar inteligencia artificial, primero es necesario comprender el proceso completo:
- ¿Qué objetivo tiene?
- ¿Qué actividades lo componen?
- ¿Qué información necesita?
- ¿Qué decisiones se toman?
- ¿Dónde se producen demoras, errores o retrabajos?
- ¿Qué parte del proceso puede optimizarse antes de automatizarse?
Estas preguntas vuelven a poner los procesos en el centro porque permiten identificar el punto de partida y diseñar una aplicación tecnológica alineada con las necesidades reales del negocio.
¿Qué necesita un proceso para incorporar herramientas con inteligencia artificial?
Un proceso preparado para integrar tecnología necesita un nivel suficiente de claridad, consistencia y medición.
- Estandarización: permite definir una forma de trabajo compartida, reducir variaciones innecesarias y establecer criterios para las decisiones que forman parte de la operación.
- Optimización: ayuda a revisar actividades, eliminar pasos que no generan valor y mejorar la coordinación entre áreas.
- Medición: permite conocer el desempeño actual y evaluar posteriormente el impacto de la herramienta incorporada.
- Calidad de los datos: requiere información disponible, confiable y estructurada de acuerdo con el objetivo que se busca alcanzar, junto con criterios claros de gobernanza de datos.
Cuando cada área registra datos de manera diferente, existen múltiples excepciones o las decisiones dependen de criterios informales, la tecnología encuentra mayores dificultades para integrarse de forma efectiva.
Por eso, preparar un proceso para incorporar inteligencia artificial implica mucho más que documentarlo. Requiere comprender cómo funciona en la práctica, consensuar oportunidades de mejora y diseñar una operación capaz de sostener nuevos niveles de eficiencia y escalabilidad.
¿Qué ocurre cuando la tecnología se incorpora antes de optimizar el proceso?
La tecnología tiende a amplificar la forma en que una organización ya trabaja.
Cuando se incorpora sobre un proceso claro y bien diseñado, puede acelerar actividades, mejorar la calidad de la información, facilitar decisiones y liberar capacidad para tareas de mayor valor.
Cuando se aplica sobre una operación con pasos innecesarios, criterios variables o responsabilidades poco definidas, también puede trasladar esas complejidades al nuevo sistema. El resultado puede ser una automatización que funciona técnicamente, pero que no alcanza todo el impacto esperado sobre el negocio.
La secuencia de trabajo resulta clave: primero comprender, luego mejorar y finalmente definir cómo la tecnología puede potenciar el proceso.
¿Cómo preparar los procesos para implementar herramientas de inteligencia artificial?
La preparación comienza con una mirada integral sobre el proceso, desde su inicio hasta el resultado que entrega al cliente interno o externo.
Esta mirada requiere involucrar desde el inicio a las personas que conocen y ejecutan la operación. Son quienes permiten comprender cómo funciona realmente el proceso, identificar excepciones, consensuar mejoras y sostener en el tiempo las nuevas formas de trabajo que la tecnología habilita, un aspecto central de la gestión del cambio.
Esto implica relevar la situación actual, identificar oportunidades de mejora, analizar los datos disponibles, definir indicadores e implementar los cambios necesarios para que el proceso funcione de manera más clara, eficiente y medible. A partir de esa base, con mejoras ya incorporadas en la operación, es posible evaluar qué herramientas tecnológicas resultan adecuadas y qué condiciones deben cumplirse para integrarlas.
También es necesario considerar la arquitectura tecnológica de la empresa: qué sistemas intervienen, cómo se integran, dónde se encuentra la información y qué criterios de seguridad, gobierno y uso deben definirse. La tecnología se incorpora con mayor efectividad cuando el proceso ya fue revisado, mejorado e implementado en la operación real.
Procesos y tecnología para una transformación con resultados
La inteligencia artificial vuelve a poner el foco en los procesos porque invita a las empresas a revisar cómo trabajan y cómo pueden hacerlo mejor.
Las organizaciones que aprovechan esta oportunidad pueden avanzar más allá de la incorporación de herramientas aisladas. Pueden rediseñar su operación, fortalecer la calidad de sus datos, mejorar la toma de decisiones y construir una base preparada para integrar nuevas tecnologías.
En Consultora BPS abordamos la estrategia, las personas, los procesos y la tecnología como dimensiones conectadas de la transformación empresarial. Trabajamos junto a las organizaciones para comprender su operación, identificar mejoras, diseñar procesos más eficientes y preparar las condiciones necesarias para que la tecnología genere valor concreto en el negocio.
Alejandro Oliverio, CEO y socio de Consultora BPS
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