Por Alejandro Oliverio, socio de la Consultora BPS
Lunes 26 de Diciembre de 2022
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| Alejandro tiene la palabra |
Una empresa PyME es un organismo vivo en permanente evolución. Sus fundadores la crearon y a fuerza de compromiso, innovación y proactividad la ayudaron a crecer.
Para el emprendedor o empresario PyME mejorar y resolver problemas es algo obvio, intuitivo, que está en la naturaleza de su día a día. Pero qué pasa cuando la empresa toma mayor tamaño y complejidad? Cómo puede lograr que todos los empleados y proveedores piensen y actúen de la misma forma?
En nuestra experiencia como consultores, lograr que el personal busque y encuentre soluciones en forma proactiva a los problemas y que se resuelvan de fondo, es una de las preocupaciones más habituales del empresario PyME.
Cuando existe un problema en un proceso de la empresa, sea comercial, operativo o administrativo hay siempre dos sujetos que lo sufren, el personal de la empresa y el cliente. El personal porque los errores repetitivos tienen consecuencias que bajan la motivación y el cliente porque independientemente de la actividad que se trate, la consecuencia será un mayor costo, menor velocidad o menor calidad del producto o servicio que recibe.
Imaginemos que cuando exista un problema en la empresa, cualquier integrante de la misma tome protagonismo para resolverlo en forma proactiva y además lo elimine de raíz para que no vuelva a ocurrir. Qué potencia tendría esa empresa no?. Ya que en vez de quejas, habría soluciones, en vez de frustraciones habría objetivos cumplidos.
El desafío: Lograr convencer a todos los integrantes de la empresa que los problemas están para resolverse, no están para permanecer o para hacer catarsis. Resolver problemas trae mayor felicidad para el personal y para los clientes y consecuentemente mayor rentabilidad.
La mejora continua denominada “Kaizen”, es la base de la filosofía Japonesa para la gestión empresarial. Se basa en un concepto muy potente: generar una cultura en toda la empresa de optimización permanente de los procesos, a través de la resolución de problemas y eliminación de desperdicios para alcanzar mejores objetivos.
Existen herramientas muy simples que son parte de la cultura “Lean” que permiten identificar y resolver en forma práctica los problemas y optimizar de esa forma los procesos. Estas herramientas pueden enseñarse a todo el personal de la empresa. Una de ellas es el ciclo “PDCA” (Plan, Do, Check, Act).
Este ciclo tiene 4 pasos que se realizan en equipo:
- Plan: Identificar claramente el problema y medir su impacto.
- Do: Identificar la causa raíz del problema y planear una solución con un plan de acción.
- Check: Revisar que el plan de acción se esté ejecutando y revisar si soluciona el problema.
- Act: Si el problema se resolvió, estandarizar la solución para que la mejora permanezca en el proceso. Si el problema no se resolvió, ajustar el plan y volver a intentar hasta lograr la solución.
En la experiencia de nuestra consultora, la capacitación sobre la metodología y filosofía es un primer paso. El segundo paso es formalizar programas para que cada sector de la empresa presente mejoras sistemáticamente de cualquier proceso y premiarlas.
Estos programas se denominan “círculos Kaizen o círculos de calidad” y generan una cultura de Mejora Continua en las empresas que tiene excelentes beneficios en el corto y largo plazo. Una empresa que tiene estas prácticas se distingue frente a otras que dependen de pocas personas para resolver los problemas, estas últimas son más lentas y menos innovadoras. Resolver problemas, entre ellos errores, cuellos de botella, fallas, demoras, mermas, excesos de costo y fallas de calidad es innovación, es mejora continua, y se puede lograr.
*Alejandro Oliverio, socio de la Consultora BPS, especialista en mejora de procesos y profesionalización de empresas PyMEs y Familiares.
