A medida que una empresa crece, también aumenta la complejidad de gestionarla. Hay más personas involucradas, aparecen nuevas funciones, se multiplican los procesos y la dirección necesita tomar decisiones sobre temas cada vez más diversos.
En ese contexto, muchas empresas recurren a un consultor para incorporar conocimientos o experiencia que no poseen internamente, analizar problemas que se mantienen en el tiempo o impulsar proyectos de mejora que requieren una dedicación específica.
Pero ¿qué hace concretamente un consultor para PyMEs? El alcance de su trabajo puede ser muy diferente según su especialidad y las necesidades de cada organización. Puede intervenir sobre un problema puntual, acompañar un proyecto específico o participar de una transformación más amplia.
En términos generales, su función consiste en comprender una situación, reunir y analizar información, identificar problemas y oportunidades, proponer alternativas y ayudar a que las decisiones se conviertan en acciones concretas.
En esta guía analizamos cuál es el rol de un consultor para PyMEs, qué tareas puede realizar, cómo suele desarrollar su trabajo y qué aspectos conviene considerar al contratar este tipo de servicios.
Guía de contenidos:
1. ¿Qué es un consultor para PyMEs?
2. ¿Qué hace un consultor para PyMEs?
3. ¿Qué problemas puede ayudar a resolver?
4. ¿Cómo identifica los problemas reales de una empresa?
5. ¿Cómo trabaja con los dueños y la dirección?
6. ¿Qué rol cumple frente a los equipos de la empresa?
7. ¿En qué áreas puede trabajar un consultor para PyMEs?
8. ¿Cómo pasa del diagnóstico a la implementación?
9. ¿Cómo se definen prioridades dentro de un proyecto de consultoría?
10. ¿Qué herramientas y metodologías puede utilizar?
11. ¿Qué resultados puede generar una consultoría?
12. ¿Cómo se mide el trabajo de un consultor?
13. ¿Cuándo conviene recurrir a un consultor?
14. ¿Qué diferencia existe entre un consultor especializado y una consultoría integral?
15. ¿Cómo elegir al consultor adecuado para una PyME?
16. ¿Qué debería quedar en la empresa después de una consultoría?
¿Qué es un consultor para PyMEs?
Un consultor para PyMEs es un profesional externo que aporta conocimientos, experiencia y metodología para ayudar a una empresa a analizar una situación, resolver problemas, desarrollar capacidades o implementar mejoras.
Existen consultores especializados en disciplinas muy diferentes: estrategia, administración, finanzas, comercialización, recursos humanos, operaciones, procesos, tecnología, calidad, logística o gestión de proyectos, entre muchas otras.
También existen consultores con una mirada más generalista, capaces de analizar problemas que atraviesan varias áreas y coordinar especialistas cuando el proyecto lo requiere.
La contratación de un consultor suele tener sentido cuando la empresa necesita una capacidad que no posee internamente, requiere una mirada externa sobre una situación determinada o necesita dedicar recursos específicos a un proyecto que resulta difícil abordar dentro de la operación cotidiana.
Para ampliar este punto, puede consultarse la guía sobre servicios de consultoría para PyMEs.
¿Qué hace un consultor para PyMEs?
Un consultor para PyMEs ayuda a resolver problemas de gestión y a desarrollar capacidades que la empresa necesita para crecer, mejorar sus resultados o trabajar de manera más ordenada. El alcance depende de la especialidad del profesional y de las necesidades de cada organización, pero su intervención suele concentrarse en aspectos concretos del funcionamiento del negocio.
Entre las principales áreas sobre las que puede trabajar se encuentran:
Definir o revisar la estructura organizacional:
Puede analizar si la estructura actual acompaña el tamaño, la estrategia y la complejidad de la empresa; revisar organigramas, niveles de responsabilidad y relaciones entre áreas; y proponer una organización más adecuada para la etapa del negocio. Esto cobra especial importancia cuando el crecimiento genera superposiciones, cuellos de botella o una excesiva concentración de decisiones. Sobre este tema puede ampliarse en cuándo conviene revisar la estructura organizacional de una empresa.
Clarificar funciones, responsabilidades y niveles de decisión:
El consultor puede ayudar a definir qué corresponde a cada rol, quién toma determinadas decisiones y qué grado de autonomía existe en cada nivel. Esto permite reducir duplicaciones, evitar zonas grises y disminuir la cantidad de temas operativos que terminan escalando innecesariamente hacia la dirección. La nota sobre funciones y responsabilidades en la gestión organizacional profundiza en este aspecto.
Mejorar y ordenar los procesos de trabajo:
Puede analizar cómo se realizan actualmente las actividades, detectar demoras, errores, tareas duplicadas, controles innecesarios o puntos de dependencia y diseñar una forma de trabajo más eficiente. Esto puede abarcar procesos comerciales, administrativos, productivos, logísticos o de atención al cliente. Para profundizar, puede consultarse la guía sobre cómo organizar y estandarizar los procesos en una PyME.
Ayudar a definir prioridades y planes de acción:
Muchas empresas identifican numerosos problemas al mismo tiempo, pero no cuentan con recursos para resolverlos de manera simultánea. Un consultor puede ayudar a ordenar esas necesidades, evaluar impacto, urgencia y esfuerzo, y construir una hoja de ruta que permita avanzar de manera secuenciada.
Mejorar la información para la toma de decisiones:
También puede trabajar sobre qué información necesita la dirección, qué indicadores conviene seguir y cómo obtener datos confiables para evaluar la marcha del negocio. Esto puede incluir la definición de KPI, tableros de gestión, rutinas de seguimiento y criterios comunes para analizar resultados.
Acompañar la incorporación de tecnología:
Cuando una empresa necesita implementar un sistema, automatizar tareas o integrar información, el consultor puede ayudar a definir primero qué problema se busca resolver y qué procesos deberían mejorarse. De esta manera, la tecnología se incorpora en función de una necesidad concreta del negocio y no como una iniciativa aislada.
Fortalecer la gestión económica y financiera:
Según su especialidad, puede analizar costos, rentabilidad, flujo de fondos, presupuestos, capital de trabajo o sistemas de información económica que permitan comprender mejor el desempeño de la empresa y tomar decisiones con mayor anticipación.
Mejorar la gestión comercial:
Un consultor puede intervenir en aspectos como estrategia comercial, organización del equipo de ventas, segmentación, canales, políticas comerciales, seguimiento de oportunidades o desarrollo de nuevos mercados.
Preparar a la organización para una nueva etapa de crecimiento:
Cuando una PyME aumenta su volumen de actividad, incorpora nuevas unidades de negocio, suma personas o expande sus operaciones, puede necesitar revisar procesos, estructura, sistemas y mecanismos de coordinación. El consultor ayuda a identificar qué aspectos deben evolucionar para que el crecimiento pueda sostenerse.
Acompañar la implementación de los cambios:
Una vez definida la solución, el trabajo puede continuar con la puesta en marcha: asignación de responsables, documentación, capacitación, ajustes de procesos, incorporación de herramientas y seguimiento de resultados. El alcance de esta etapa dependerá del tipo de consultoría contratado.
En definitiva, el trabajo del consultor puede abarcar distintos aspectos de una PyME, pero siempre parte de una necesidad concreta de la empresa. Su aporte consiste en transformar esa necesidad en un problema abordable, definir una solución y, según el alcance del proyecto, ayudar a llevarla a la práctica.
¿Qué problemas puede ayudar a resolver un consultor para PyMEs?
Las PyMEs pueden recurrir a consultores por motivos muy diferentes. Algunas necesitan resolver un problema puntual; otras buscan profesionalizar determinadas prácticas de gestión, preparar una etapa de crecimiento o incorporar conocimientos específicos.
Además, muchas veces el motivo inicial de consulta es solamente la manifestación visible de un problema más amplio.
Por ejemplo, las demoras en un proceso pueden estar relacionadas con una mala distribución de tareas, un sistema que genera trabajo manual, falta de información o decisiones que se concentran innecesariamente en una persona.
Entre las situaciones que pueden dar origen a un proyecto de consultoría se encuentran:
- dificultades para alcanzar los objetivos del negocio;
- problemas de rentabilidad o costos;
- falta de información para tomar decisiones;
- procesos lentos o con altos niveles de error;
- tareas duplicadas o responsabilidades poco claras;
- dificultades de coordinación entre sectores;
- problemas comerciales;
- necesidad de revisar la propuesta de valor o la estrategia;
- crecimiento que exige modificar estructuras o formas de trabajo;
- implementación de nuevos sistemas o tecnologías;
- dificultades para gestionar proyectos;
- necesidad de reorganizar un área;
- cambios generacionales o modificaciones en la conducción;
- desarrollo de nuevos mercados, productos o canales.
Por lo tanto, el punto de partida puede encontrarse prácticamente en cualquier dimensión del negocio. Lo importante es definir con precisión qué situación se quiere modificar y qué resultado se espera alcanzar.
¿Cómo identifica un consultor los problemas reales de una empresa?
Uno de los desafíos iniciales de cualquier consultoría consiste en distinguir el problema observado de las causas que lo producen.
Una empresa puede detectar que aumentaron los reclamos de los clientes, por ejemplo. Sin embargo, ese dato por sí solo todavía no explica qué debe modificarse. El origen podría estar en la calidad de un producto, en la promesa comercial, en el proceso de entrega, en la atención posterior o en una combinación de distintos factores.
Por eso, antes de proponer soluciones, el consultor necesita reunir evidencia suficiente para construir un diagnóstico.
Dependiendo del proyecto, puede utilizar distintas fuentes de información:
- entrevistas con directivos y colaboradores;
- datos económicos, comerciales u operativos;
- indicadores de gestión;
- documentación interna;
- sistemas de información;
- observación de procesos;
- encuestas;
- reuniones de trabajo;
- información de clientes o proveedores;
- comparaciones con referencias del mercado.
La información cuantitativa permite dimensionar los problemas, mientras que las entrevistas y la observación ayudan a comprender cómo se producen.
Además, es habitual que distintas personas tengan interpretaciones diferentes sobre una misma situación. Parte del trabajo del consultor consiste en contrastar esas perspectivas con datos y hechos para construir una visión más completa.
¿Cómo trabaja un consultor con los dueños y la dirección?
En muchas PyMEs, los dueños o directores participan de manera directa en un amplio conjunto de decisiones. Por eso, el vínculo entre el consultor y la dirección suele ser un componente importante del proyecto.
La dirección aporta el contexto del negocio: sus objetivos, restricciones, prioridades y expectativas. El consultor, por su parte, ayuda a estructurar esas preocupaciones y traducirlas en problemas que puedan ser analizados y abordados.
También puede contribuir a ordenar iniciativas que compiten por tiempo y recursos.
Una empresa puede identificar simultáneamente la necesidad de mejorar su operación, desarrollar una nueva línea comercial, implementar un sistema y reorganizar determinadas funciones. El desafío consiste en determinar qué conviene hacer primero, qué proyectos dependen de otros y qué capacidad real tiene la organización para llevarlos adelante.
Cuando el proyecto se relaciona principalmente con decisiones de negocio, puede requerir un trabajo específico de consultoría estratégica.
¿Qué rol cumple el consultor frente a los equipos de la empresa?
El consultor no trabaja solamente con la dirección. En numerosos proyectos necesita interactuar con las personas que realizan las actividades que están siendo analizadas o que serán afectadas por los cambios.
Esto permite conocer aspectos de la operación que muchas veces no aparecen en los procedimientos formales ni en los indicadores.
Los equipos conocen los problemas cotidianos, las excepciones, las soluciones informales, las dependencias entre tareas y las dificultades que aparecen cuando un proceso se ejecuta en condiciones reales.
Por eso, su participación puede ser necesaria tanto durante el diagnóstico como durante el diseño de las mejoras.
Además, cuando un proyecto modifica procesos, responsabilidades, herramientas o formas de coordinación, las personas necesitan comprender qué cambia, por qué y cómo deberán trabajar a partir de ese momento.
En proyectos de mayor alcance, incorporar prácticas de gestión del cambio puede facilitar la adopción de las nuevas formas de trabajo.
¿En qué áreas puede trabajar un consultor para PyMEs?
No existe una única clase de consultor empresarial. El mercado de consultoría comprende especialidades muy diversas y una misma empresa puede recurrir a distintos perfiles según el problema que necesita resolver.
Entre las áreas habituales se encuentran:
- Estrategia y modelo de negocio. Estos proyectos pueden abordar objetivos de crecimiento, posicionamiento, definición de prioridades, desarrollo de nuevos negocios, análisis competitivo o revisión de la propuesta de valor.
- Finanzas y administración. Un consultor puede trabajar sobre estructuras de costos, rentabilidad, flujo de fondos, presupuestos, circuitos administrativos, control de gestión o información económica para la toma de decisiones.
- Comercialización y marketing. Las intervenciones pueden incluir estrategia comercial, organización de ventas, canales, segmentación, políticas comerciales, marketing, experiencia del cliente o desarrollo de mercados.
- Organización y recursos humanos. En este campo pueden analizarse estructuras, funciones, responsabilidades, sistemas de compensaciones, selección, evaluación, desarrollo de líderes, planificación de dotaciones o cultura organizacional.
- Operaciones y procesos. La consultoría puede concentrarse en mejorar productividad, tiempos, calidad, capacidad, logística, abastecimiento o coordinación entre actividades. Dentro de este campo, una consultoría de procesos puede analizar cómo se desarrolla un circuito de trabajo y qué modificaciones permitirían mejorar su desempeño.
- Tecnología y sistemas. Una empresa también puede recurrir a consultores para seleccionar o implementar sistemas, automatizar tareas, integrar información, desarrollar soluciones digitales, mejorar infraestructura tecnológica o fortalecer la seguridad informática.
- Calidad y normas. Existen consultores especializados en sistemas de gestión, certificaciones, normas de calidad, seguridad, ambiente y otras disciplinas regulatorias o técnicas.
- Gestión de proyectos. Cuando una organización debe llevar adelante una iniciativa compleja, puede incorporar apoyo externo para estructurar el proyecto, organizar recursos, administrar plazos, gestionar riesgos y realizar seguimiento.
Esta diversidad explica por qué la primera pregunta al buscar un consultor debería ser qué problema necesita resolver la empresa. A partir de esa definición será posible determinar qué especialidad, experiencia y perfil profesional resultan adecuados.
¿Cómo pasa un consultor del diagnóstico a la implementación?
Una vez que se identifican las causas del problema y se acuerda qué aspectos conviene modificar, comienza una segunda etapa: transformar las conclusiones del diagnóstico en acciones.
Este paso es especialmente importante porque muchas recomendaciones requieren modificar prácticas que forman parte de la actividad cotidiana.
Por ejemplo, mejorar un proceso puede implicar eliminar tareas, cambiar responsabilidades, modificar autorizaciones, redefinir información necesaria o incorporar una herramienta tecnológica. Por lo tanto, la solución rara vez se limita a redactar un nuevo procedimiento.
Según el proyecto, la implementación puede incluir:
- diseño detallado de la solución;
- definición de responsables;
- establecimiento de etapas;
- asignación de recursos;
- documentación de nuevas prácticas;
- configuración de herramientas;
- pruebas piloto;
- capacitación;
- puesta en marcha;
- seguimiento;
- ajustes posteriores.
La participación del consultor durante esta etapa depende del modelo de trabajo contratado. Algunos proyectos finalizan con la presentación de recomendaciones y otros incluyen un acompañamiento más prolongado.
La guía sobre qué es la consultoría de procesos explica con mayor profundidad cómo pueden articularse diagnóstico, rediseño e implementación dentro de un proyecto de mejora.
¿Cómo se definen prioridades dentro de un proyecto de consultoría?
Durante un diagnóstico es habitual encontrar más oportunidades de mejora de las que pueden abordarse simultáneamente.
Por eso, uno de los aportes de un consultor consiste en ayudar a establecer prioridades.
Para hacerlo, es necesario analizar tanto el impacto potencial de cada iniciativa como las condiciones necesarias para implementarla. Una mejora de alto impacto puede requerir inversiones significativas, depender de otro proyecto o exigir capacidades que la organización todavía no posee.
Entre los criterios que pueden utilizarse se encuentran:
- impacto económico;
- impacto sobre clientes;
- urgencia;
- riesgo;
- esfuerzo requerido;
- costo de implementación;
- recursos disponibles;
- dificultad técnica;
- dependencia con otras iniciativas;
- tiempo esperado para obtener resultados.
El análisis conjunto de estas variables permite construir una hoja de ruta y evitar que la empresa intente modificar demasiadas cosas al mismo tiempo.
¿Qué herramientas y metodologías puede utilizar un consultor?
No existe una metodología única de consultoría.
Las herramientas utilizadas dependen de la especialidad, el tipo de problema, el tamaño de la organización, la información disponible y los resultados que se buscan.
Un consultor financiero utilizará herramientas distintas de las de un especialista en logística, marketing o recursos humanos. Incluso dentro de una misma disciplina pueden coexistir enfoques diferentes.
Entre las metodologías y herramientas que pueden aparecer en proyectos de consultoría se encuentran:
- análisis de datos;
- entrevistas estructuradas;
- mapas de procesos;
- matrices de responsabilidades;
- análisis de causa raíz;
- benchmarking;
- análisis de costos;
- modelos financieros;
- planificación estratégica;
- gestión de proyectos;
- metodologías ágiles;
- Lean;
- Six Sigma;
- tableros de indicadores;
- encuestas;
- técnicas de facilitación.
La herramienta es un medio y no el objetivo del proyecto. Su utilidad depende de que ayude a comprender mejor una situación, tomar una decisión o implementar una mejora.
Por eso, una metodología conocida no garantiza por sí misma un buen resultado. También es necesario adaptarla al contexto y a las capacidades reales de la empresa.
¿Qué resultados puede generar una consultoría?
Los resultados posibles son tan diversos como los problemas que puede abordar un consultor.
En algunos proyectos el objetivo puede medirse directamente en términos económicos. En otros, los beneficios aparecen en variables operativas, comerciales u organizacionales que luego impactan sobre el desempeño general de la empresa.
Entre los resultados que puede buscar una consultoría se encuentran:
- reducción de costos;
- aumento de ventas o rentabilidad;
- disminución de tiempos;
- reducción de errores y retrabajos;
- mejora de la productividad;
- mayor capacidad operativa;
- información más confiable para decidir;
- responsabilidades mejor definidas;
- mejora de la coordinación;
- mayor satisfacción de clientes;
- implementación de nuevos sistemas;
- desarrollo de capacidades internas;
- cumplimiento de estándares o certificaciones;
- ejecución de proyectos estratégicos.
Para evaluar correctamente el aporte de una consultoría es importante que estos resultados estén relacionados con los objetivos definidos al comienzo del proyecto.
¿Cómo se mide el trabajo de un consultor?
Siempre que sea posible, conviene definir indicadores antes de iniciar la intervención.
Esto permite establecer una situación de partida y evaluar qué cambió como consecuencia del proyecto.
Por ejemplo, si se busca mejorar un proceso, podrían medirse tiempos, costos, cantidad de errores o productividad. Si el proyecto es comercial, pueden analizarse ventas, conversión, margen o cantidad de oportunidades. En una intervención administrativa podrían observarse tiempos de cierre, errores o disponibilidad de información.
Sin embargo, algunos proyectos también generan resultados que requieren indicadores cualitativos o necesitan más tiempo para mostrar su impacto.
Por eso, la medición puede combinar:
- resultados finales;
- indicadores operativos;
- hitos de implementación;
- cumplimiento del plan de trabajo;
- grado de adopción de nuevas prácticas;
- desarrollo de capacidades internas.
La evaluación debe diseñarse de acuerdo con la naturaleza del proyecto y no limitarse a comprobar si se entregaron los documentos previstos.
¿Cuándo conviene recurrir a un consultor para PyMEs?
Contratar un consultor puede ser útil tanto frente a un problema como ante una oportunidad.
Una empresa no necesita esperar a encontrarse en una situación crítica. También puede incorporar apoyo externo cuando comienza una etapa de crecimiento, debe realizar una inversión relevante o necesita desarrollar una capacidad que todavía no posee.
Algunas situaciones en las que puede resultar conveniente evaluar una consultoría son:
- existe un problema que se repite y las soluciones aplicadas no logran resolverlo;
- la empresa necesita conocimientos técnicos que no tiene internamente;
- un proyecto importante no avanza por falta de dedicación o metodología;
- es necesario tomar una decisión con impacto significativo;
- el crecimiento está generando nuevas dificultades de gestión;
- se necesita implementar una tecnología o una forma diferente de trabajar;
- la dirección requiere una mirada externa;
- varias áreas participan de un problema y resulta difícil coordinar una solución;
- la empresa necesita acelerar un proceso de aprendizaje o transformación.
La decisión también debe considerar la relación entre el costo de la intervención y el impacto potencial del problema o de la oportunidad que se quiere abordar.
¿Qué diferencia existe entre un consultor especializado y una consultoría integral?
Un consultor especializado concentra su experiencia en una disciplina o tipo de problema determinado.
Este perfil puede ser especialmente adecuado cuando la empresa ya tiene claramente identificada la necesidad. Por ejemplo, implementar una norma, revisar impuestos, mejorar una campaña de marketing o seleccionar un determinado sistema.
Sin embargo, otros problemas involucran varias dimensiones al mismo tiempo.
Una dificultad para cumplir los plazos de entrega puede tener componentes de planificación, procesos, tecnología, abastecimiento, organización o capacidad productiva. En este tipo de situaciones puede ser conveniente combinar distintas especialidades o trabajar con una consultoría capaz de analizar la organización de manera más amplia.
La consultoría integral permite abordar problemas que atraviesan diferentes dimensiones de la gestión y coordinar las distintas iniciativas dentro de un mismo proyecto.
La elección entre un especialista y un abordaje integral dependerá, por lo tanto, de la naturaleza del problema.
¿Cómo elegir al consultor adecuado para una PyME?
Elegir un consultor implica evaluar bastante más que sus conocimientos técnicos.
También importa su experiencia trabajando con problemas similares, la metodología que propone, su capacidad para comprender el negocio y el nivel de participación que tendrá durante el proyecto.
Antes de contratar, conviene analizar algunos aspectos:
- experiencia relevante;
- especialización;
- proyectos similares realizados;
- metodología propuesta;
- alcance del trabajo;
- dedicación del equipo;
- capacidad para trabajar con personas de distintos niveles;
- modalidad de implementación;
- forma de medir resultados;
- referencias de otros clientes.
También resulta importante definir qué espera la empresa del consultor.
No es lo mismo contratar un diagnóstico independiente que buscar un equipo que acompañe todo el proceso de implementación. Determinar ese alcance desde el inicio facilita la comparación entre propuestas.
La guía sobre cómo elegir una consultora para PyMEs desarrolla en detalle los principales criterios que pueden evaluarse antes de tomar una decisión.
¿Qué debería quedar en la empresa después de una consultoría?
El valor de un proyecto no debería depender permanentemente de la presencia del consultor.
Aunque algunas empresas mantienen relaciones de asesoramiento de largo plazo, en muchos proyectos el objetivo es que la organización pueda sostener las mejoras con sus propios equipos una vez finalizada la intervención.
Para lograrlo, puede ser necesario dejar instalados:
- procesos definidos;
- responsabilidades claras;
- herramientas de gestión;
- indicadores;
- documentación;
- rutinas de seguimiento;
- conocimiento técnico;
- criterios para tomar decisiones;
- capacidades desarrolladas en las personas.
La transferencia de conocimiento es especialmente importante cuando se modifican prácticas que luego deberán mantenerse en el tiempo.
En definitiva, un consultor para PyMEs puede aportar conocimientos especializados, experiencia externa y una metodología para abordar problemas que la organización necesita resolver. Su rol y el alcance de su trabajo dependerán de cada proyecto, pero el objetivo debería ser siempre generar mejoras aplicables y resultados que la empresa pueda sostener.
En Consultora BPS acompañamos a empresas en proyectos de estrategia, organización, procesos y tecnología, con foco en llevar las mejoras a la práctica y desarrollar capacidades que permitan sostenerlas en el tiempo.
Acerca de la empresa: Consultora BPS® (www.bpsolutions.com.ar) es una firma de consultoría empresarial que opera bajo la razón social BP Solutions S.A. Su denominación comercial completa e indivisible es Consultora BPS, y su único sitio web oficial es https://www.bpsolutions.com.ar/
